PRIVACYVERKLARING

IH Navigation LLC

Versie 1.0 – 15 juli 2026

  1. Inleiding

IH Navigation LLC gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke juridische grondslag dat gebeurt, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten de cliënt heeft.

Deze privacyverklaring geldt voor alle diensten van IH Navigation LLC, waaronder kennismakingsgesprekken, individuele sessies, trajecten, hypnotherapeutische, multidimensionale en energetische begeleiding, waaronder ook energetische behandelingen, trainingen, lezingen, groepssessies, programma’s, de community, opgenomen trainingen, digitale inhoud, online dienstverlening, dienstverlening op locatie, het dashboard en andere digitale omgevingen die binnen de dienstverlening worden gebruikt.

Deze privacyverklaring hoort bij de algemene voorwaarden, de behandelovereenkomst en de toestemmingsverklaring verwerking persoonsgegevens van IH Navigation LLC.

  1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

IH Navigation LLC
30 N Gould St Ste N
Sheridan, WY 82801
Verenigde Staten
E-mail: info@ingridhermans.com
Website: www.ingridhermans.com

IH Navigation LLC bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doelen dat gebeurt en op welke manier.

De diensten worden uitgevoerd door Ingrid Hermans namens IH Navigation LLC. IH Navigation LLC kan daarnaast andere begeleiders, trainers, ondersteuners of derden inschakelen voor de uitvoering van haar dienstverlening. Wanneer dat gebeurt, wordt dit vooraf duidelijk gemaakt. Ingrid Hermans en ingeschakelde personen zijn niet persoonlijk contractspartij.

  1. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor iedereen van wie IH Navigation LLC persoonsgegevens verwerkt in verband met haar dienstverlening.

In deze privacyverklaring gebruiken wij het woord cliënt. Daarmee bedoelen wij ook iemand die deelneemt aan of gebruikmaakt van de dienstverlening van IH Navigation LLC.

  1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

IH Navigation LLC kan de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • naam, adres, woonplaats, land, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres;
  • gegevens over afspraken, boekingen, betalingen, facturen, gekozen diensten, digitaal of anderszins ondertekende documenten en administratie;
  • communicatiegegevens, zoals e-mails, WhatsApp-berichten, formulieren, berichten via het dashboard en andere correspondentie;
  • gegevens die de cliënt verstrekt in het kader van de dienstverlening, zoals intakeformulieren, vragenlijsten, hulpvragen, persoonlijke achtergrondinformatie, evaluaties, reflecties, opdrachten, antwoorden, aantekeningen, sessienotities en andere informatie die de cliënt deelt;
  • gegevens die nodig zijn voor veilige en zorgvuldige begeleiding, zoals gegevens over noodcontact, huisarts, lopende begeleiding of behandeling, medicatie, middelengebruik en relevante gezondheidsinformatie;
  • gegevens binnen het dashboard, waaronder accountgegevens, profielgegevens, formulieren, berichten, opdrachten, antwoorden, aantekeningen, reflecties, interacties, planningsgegevens, betaalgegevens, factuurgegevens, AI-input, AI-output, analyses, patroonherkenning, aanbevelingen, geautomatiseerde profielen en andere door de cliënt ingevoerde of binnen het dashboard gegenereerde gegevens;
  • technische gegevens bij gebruik van het dashboard, zoals IP-adres, browser, apparaat, login-gegevens, gebruiksgegevens, beveiligingsgegevens, foutmeldingen en loggegevens;
  • opnames en transcripties, voor zover deze binnen de dienstverlening worden gebruikt.

IH Navigation LLC verwerkt niet meer persoonsgegevens dan nodig is voor de dienstverlening, het dashboard, communicatie, planning, betaling, facturatie, administratie, beveiliging, wettelijke verplichtingen, klachtenafhandeling en juridisch verweer.

  1. Bijzondere persoonsgegevens

Binnen de dienstverlening kan IH Navigation LLC bijzondere persoonsgegevens verwerken. Dit zijn persoonsgegevens die vanwege hun aard extra bescherming verdienen.

Afhankelijk van de aard van de dienstverlening kunnen hieronder onder meer vallen:

  • gegevens over lichamelijke, psychische en emotionele gezondheid;
  • gegevens over medicatie- en middelengebruik;
  • gegevens over trauma of ingrijpende ervaringen;
  • gegevens over persoonlijke geschiedenis en familiegeschiedenis;
  • gegevens over relaties en seksualiteit;
  • spirituele, energetische en multidimensionale ervaringen;
  • informatie die tijdens sessies, begeleiding, opnames, transcripties, verslaglegging of gebruik van het dashboard wordt gedeeld of vastgelegd.

IH Navigation LLC verwerkt deze gegevens alleen voor zover dat nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening, veilige en zorgvuldige begeleiding, gebruik van het dashboard, waaronder persoonlijke AI-ondersteuning, analyses, patroonherkenning, aanbevelingen en geautomatiseerde profielen binnen het dashboard, dossiervorming, wettelijke verplichtingen, klachtenafhandeling of juridisch verweer.

  1. Doelen van de verwerking

IH Navigation LLC verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • het beoordelen of begeleiding of behandeling passend en verantwoord is;
  • het plannen, voorbereiden, uitvoeren en afronden van de dienstverlening;
  • intake, begeleiding, behandeling, nazorg, evaluatie en dossiervorming;
  • communicatie met de cliënt;
  • gebruik, beheer, beveiliging en ondersteuning van het dashboard;
  • persoonlijke AI-ondersteuning, analyses, patroonherkenning, aanbevelingen en geautomatiseerde profielen binnen het dashboard;
  • het gebruiken van geanonimiseerde of niet-herleidbare gegevens voor werking, beveiliging en verbetering van het persoonlijke dashboard van IH Navigation LLC;
  • betaling, facturatie en administratie;
  • veiligheid van de cliënt, Ingrid Hermans, ingeschakelde personen en derden;
  • behandeling van vragen, klachten, geschillen, aansprakelijkheidskwesties en juridisch verweer;
  • naleving van wettelijke, fiscale en administratieve verplichtingen.

  1. Grondslagen voor verwerking

IH Navigation LLC verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

  • uitvoering van de overeenkomst met de cliënt;
  • wettelijke verplichtingen, zoals fiscale en administratieve verplichtingen;
  • gerechtvaardigde belangen van IH Navigation LLC, zoals beveiliging, dossiervorming, klachtenafhandeling, bescherming tegen aansprakelijkheid, juridisch verweer en beheer van het dashboard;
  • toestemming van de cliënt, voor zover dit wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor opnames, transcripties of andere specifieke verwerkingen.

Het gebruik van het dashboard, inclusief de daarin geïntegreerde AI-functionaliteiten, is onderdeel van de dienstverlening van IH Navigation LLC. Wanneer een cliënt geen gebruik wil maken van het dashboard, kan IH Navigation LLC geen begeleiding of behandeling aanbieden.

Opnames en transcripties zijn niet noodzakelijk voor begeleiding of behandeling. Begeleiding of behandeling kan ook zonder opnames en transcripties plaatsvinden.

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming, kan de cliënt deze toestemming altijd intrekken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht en laat de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen onverlet.

  1. Dashboard en technische dienstverlener

IH Navigation LLC gebruikt binnen haar dienstverlening een dashboard. Met dashboard wordt bedoeld: het dashboard, het cliëntportaal en de digitale systemen die daaraan gekoppeld zijn of binnen de dienstverlening samen met het dashboard worden gebruikt.

Het dashboard kan worden gebruikt voor onder meer begeleiding, communicatie, formulieren, planning, betaling, facturatie, administratie, opslag, community, digitale inhoud, verslaglegging en geïntegreerde AI-functionaliteiten.

Het dashboard wordt technisch beheerd en ondersteund door de technische dienstverlener, op dit moment Mendy van der Linden. Zij zal haar werkzaamheden later voortzetten vanuit haar onderneming. Voor zover de technische dienstverlener persoonsgegevens verwerkt namens IH Navigation LLC, treedt zij op als verwerker.

De technische dienstverlener kan technisch toegang hebben tot gegevens binnen het dashboard. Dat kan ook cliëntgegevens, formulieren, berichten, aantekeningen, communitygegevens, AI-input, AI-output, analyses, planning, facturatiegegevens en andere gegevens binnen het dashboard omvatten.

De technische dienstverlener bekijkt of gebruikt persoonsgegevens alleen voor zover dat noodzakelijk is voor ontwikkeling, beheer, inrichting, onderhoud, beveiliging, technische ondersteuning en goede werking van het dashboard.

De technische dienstverlener gebruikt persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, marketing, publicatie, opleiding, training van derden, algemene AI-training, modeltraining of andere doelen buiten de dienstverlening van IH Navigation LLC.

IH Navigation LLC legt met de technische dienstverlener afspraken vast over geheimhouding, beveiliging en verwerking van persoonsgegevens. Zodra de formele bedrijfsgegevens, juridische structuur, subverwerkers en technische inrichting volledig definitief zijn, wordt deze privacyverklaring waar nodig aangepast.

  1. Delen van persoonsgegevens met derden

IH Navigation LLC deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening, wettelijke verplichtingen, klachtenafhandeling of juridisch verweer.

Persoonsgegevens kunnen onder meer worden gedeeld met:

  • de technische dienstverlener die het dashboard beheert en ondersteunt;
  • digitale systemen die worden gebruikt voor praktische onderdelen van de dienstverlening, zoals communicatie, planning, administratie, facturatie, betaling, opslag, beveiliging of digitale ondertekening. Daarbij worden alleen gegevens verwerkt die voor dat doel nodig zijn;
  • door IH Navigation LLC ingeschakelde begeleiders of andere betrokkenen, voor zover dit noodzakelijk is voor hun rol binnen de dienstverlening en dit vooraf duidelijk is gemaakt;
  • zelfstandige professionals buiten IH Navigation LLC, zoals artsen, psychologen, psychotherapeuten, psychiaters, coaches, therapeuten, begeleiders of andere passende professionals. Gegevens worden alleen met deze partijen gedeeld met voorafgaande schriftelijke toestemming van de cliënt, tenzij sprake is van een wettelijke verplichting of ernstig en acuut gevaar;
  • overheidsinstanties, toezichthouders of andere partijen wanneer IH Navigation LLC daartoe wettelijk verplicht is.

Wanneer een derde persoonsgegevens verwerkt namens IH Navigation LLC, legt IH Navigation LLC schriftelijke afspraken vast over geheimhouding, beveiliging en verwerking van persoonsgegevens. Dit gebeurt via een verwerkersovereenkomst, data processing addendum, gebruikersvoorwaarden, privacyvoorwaarden of andere schriftelijke afspraken die passen bij de betreffende partij en verwerking.

Wanneer gegevens worden gedeeld met een zelfstandige professional buiten IH Navigation LLC, gebeurt dit alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van de cliënt, tenzij sprake is van een wettelijke verplichting of ernstig en acuut gevaar. De zelfstandige professional verwerkt de ontvangen gegevens vervolgens onder eigen verantwoordelijkheid.

IH Navigation LLC verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

  1. AI, opnames en transcripties

Binnen de dienstverlening wordt gebruikgemaakt van het dashboard. Dit dashboard bevat geïntegreerde AI-functionaliteiten. Deze AI-functionaliteiten kunnen worden gebruikt voor persoonlijke ondersteuning binnen het traject, structurering van informatie, samenvattingen, reflectievragen, analyses, patroonherkenning, aanbevelingen en geautomatiseerde profielen binnen het persoonlijke dashboard van IH Navigation LLC.

AI-output is ondersteunend van aard. AI-output vervangt niet de beoordeling, begeleiding of verantwoordelijkheid van IH Navigation LLC, Ingrid Hermans of namens IH Navigation LLC ingeschakelde begeleiders. AI-output vormt geen medisch, psychologisch, psychiatrisch, therapeutisch, juridisch, financieel of ander professioneel advies.

Het gebruik van het dashboard, inclusief de daarin geïntegreerde AI-functionaliteiten, is onderdeel van de dienstverlening van IH Navigation LLC. Wanneer een cliënt geen gebruik wil maken van het dashboard, kan IH Navigation LLC geen begeleiding of behandeling aanbieden.

Opnames en transcripties zijn niet noodzakelijk voor begeleiding of behandeling. Begeleiding of behandeling kan ook zonder opnames en transcripties plaatsvinden.

Sessies worden alleen opgenomen of live getranscribeerd wanneer de cliënt daarvoor vooraf schriftelijk toestemming heeft gegeven. Van opnames kunnen transcripties worden gemaakt. Opnames en transcripties kunnen bestaan uit geluid, beeld, tekst of een combinatie daarvan en worden gebruikt voor begeleiding, terugluisteren, terugkijken, dossiervorming, verslaglegging, voorbereiding, samenvattingen, sessieverslagen, structurering van informatie, zorgvuldige uitvoering van de dienstverlening en AI-ondersteuning binnen het dashboard, waaronder reflectievragen, analyses, patroonherkenning, aanbevelingen en geautomatiseerde profielen binnen het persoonlijke dashboard van IH Navigation LLC.

Herleidbare cliëntgegevens, zoals sessie-inhoud, berichten, opnames, transcripties, AI-input, AI-output, analyses, aanbevelingen, geautomatiseerde profielen, intakegegevens of andere persoonlijke informatie, worden binnen het dashboard alleen gebruikt voor de dienstverlening en AI-ondersteuning. Deze gegevens worden niet gebruikt voor marketing, publicatie, social media, opleiding, training van derden, algemene AI-training, modeltraining of verbetering van AI-systemen.

Gegevens die niet meer tot een cliënt te herleiden zijn, kunnen worden gebruikt om het persoonlijke dashboard van IH Navigation LLC goed, veilig en betrouwbaar te laten werken en te verbeteren.

  1. Bewaartermijnen

IH Navigation LLC hanteert de volgende bewaartermijnen:

Administratieve en fiscale gegevens, zoals facturen, betaalgegevens en gegevens voor de financiële administratie, worden 7 jaar bewaard.

Cliëntgegevens, intakegegevens, sessienotities, samenvattingen, correspondentie en gegevens over de uitvoering van de dienstverlening worden maximaal 7 jaar na afloop van de laatste dienst bewaard. Wanneer een wettelijke verplichting, klacht, geschil, veiligheidskwestie of juridische procedure daartoe aanleiding geeft, kunnen gegevens langer worden bewaard zolang dat noodzakelijk is.

Opnames en transcripties worden maximaal 12 maanden na opname of transcriptie bewaard, tenzij de cliënt eerder om verwijdering vraagt en er geen reden is om de gegevens langer te bewaren.

Gegevens binnen het dashboard worden bewaard zolang het account actief is. Na beëindiging van het account worden gegevens binnen 30 dagen verwijderd of geanonimiseerd, tenzij bewaring nodig blijft voor administratie, klachtenafhandeling, veiligheid, wettelijke verplichtingen of juridisch verweer.

Technische gegevens, loggegevens en beveiligingsgegevens worden maximaal 12 maanden bewaard, tenzij langere bewaring nodig is voor beveiliging, onderzoek naar incidenten of wettelijke verplichtingen.

  1. Beveiliging

IH Navigation LLC neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Daarbij kan worden gedacht aan beveiligde systemen, wachtwoordbeveiliging, zorgvuldig gebruik van het dashboard, toegang tot persoonsgegevens alleen voor personen en partijen voor wie toegang noodzakelijk is voor de uitvoering, ondersteuning of beveiliging van de dienstverlening, schriftelijke afspraken over geheimhouding met personen die namens IH Navigation LLC bij de dienstverlening betrokken zijn, en verwerkersovereenkomsten of andere schriftelijke verwerkersafspraken met partijen die persoonsgegevens namens IH Navigation LLC verwerken.

De cliënt is zelf verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik van eigen apparaten, e-mailaccount, WhatsApp, inloggegevens en toegang tot het dashboard.

Digitale communicatie en digitale systemen brengen altijd risico’s mee. IH Navigation LLC spant zich in om persoonsgegevens zorgvuldig te beschermen, maar kan absolute beveiliging niet garanderen.

  1. Internationale verwerking

IH Navigation LLC is gevestigd in de Verenigde Staten. Cliënten kunnen onder meer afkomstig zijn uit Nederland, België en andere Europese landen.

Voor de dienstverlening kan IH Navigation LLC samenwerken met partijen binnen en buiten de Europese Economische Ruimte. De technische dienstverlener achter het dashboard is op dit moment Mendy van der Linden en zal haar werkzaamheden later voortzetten vanuit haar onderneming in Luxemburg.

Persoonsgegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of toegankelijk zijn, bijvoorbeeld door IH Navigation LLC zelf of door gebruikte digitale systemen voor dashboard, opslag, communicatie, planning, betaling en facturatie, digitale ondertekening, beveiliging of geïntegreerde AI-functionaliteiten.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, neemt IH Navigation LLC passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Dit kan onder meer via verwerkersovereenkomsten, data processing addenda, standaardcontractbepalingen, beveiligingsmaatregelen of andere juridische en technische waarborgen.

Zodra de technische inrichting van het dashboard, de subverwerkers en verwerkingslocaties definitief zijn, kan deze privacyverklaring op dit punt worden aangevuld.

 

 

  1. Rechten van de cliënt

De cliënt heeft, voor zover de wet daarin voorziet, het recht om:

  • inzage te vragen in de persoonsgegevens die IH Navigation LLC verwerkt;
  • onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren;
  • persoonsgegevens te laten verwijderen;
  • verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
  • bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking;
  • persoonsgegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen;
  • een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@ingridhermans.com. Ingrid Hermans behandelt deze verzoeken namens IH Navigation LLC.

IH Navigation LLC verwijdert persoonsgegevens wanneer dat wettelijk mogelijk is. Sommige gegevens kunnen tijdelijk of langer bewaard blijven wanneer dat nodig is vanwege administratie, een wettelijke verplichting, klachtenafhandeling, een lopend of mogelijk geschil, juridisch verweer of een ernstig risico voor de cliënt of anderen.

Om zeker te weten dat het verzoek door de juiste persoon wordt gedaan, kan IH Navigation LLC aanvullende informatie vragen.

Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht en maakt eerdere verwerkingen niet onrechtmatig.

  1. Wijzigingen van deze privacyverklaring

IH Navigation LLC kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer dat nodig is vanwege veranderingen in de dienstverlening, wetgeving, gebruikte systemen, technische ontwikkelingen of andere relevante omstandigheden.

De meest recente versie van de privacyverklaring is beschikbaar via de website of wordt op verzoek per e-mail verstrekt.

Bij belangrijke wijzigingen die invloed hebben op de verwerking van persoonsgegevens informeert IH Navigation LLC cliënten schriftelijk.

Privacyverklaring